Организация рабочего пространства


1. Организация рабочего пространства и создание благоприятных условий

В комплексе мер, обеспечивающих эффективность труда в сфере управления, важная роль отводится рационализации рабочих мест и созданию благоприятных условий труда. Под рабочим местом работника управленческого труда понимается зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда. Понятие «организация рабочих мест» охватывает: 1. устройство и планировку служебных помещений и размещение в них рабочих мест; 2. планировку рабочих мест сотрудников; 3. оснащение рабочих мест необходимой мебелью и современными техническими средствами переработки информации. Общим требованием рациональной организации рабочих мест является: Устройство служебных помещений предполагает выбор для руководителей отдельных структурных подразделений и уровней помещений рациональных форм, габаритов и размеров, а также планировку этих помещений и рабочих мест в них. Планировка служебных помещений включает в себя распределение структурных подразделений по комнатам и такое размещение в них мебели и различного оборудования, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивают экономное использование площади и сохранение здоровья работающих. Планировка служебных помещений определяется процессом работы, осуществляемой в них. При этом учитываются функциональная значимость структурного подразделения, содержание и технология выполнения работ, взаимосвязи работников в процессе труда. Есть две концепции устройства и планировки служебных помещений, используемые в практике оргпроектирования, - кабинетная система планировки и зальная (планировка по принципу «большой конторы»). Кабинетная система предполагает размещение групп работников подразделений и их руководителей в отдельных комнатах. При определении числа комнат (кабинетов), необходимых для размещения аппарата управления, учитывается характер деятельности и оснащение труда работников различных подразделений, наличие подразделений специального назначения (машиносчетные станции, машинописные бюро, обслуживание множительной техники АС и др.), а также необходимость предоставления некоторым лицам в силу их служебного положения отдельных кабинетов. Под служебные помещения могут быть отведены: 1) отдельные комнаты (кабинеты) для одного или двух работников с выходом в комнату секретаря; 2) небольшие служебные комнаты, в которых размещается отдел (бюро), состоящий из 4-10 человек; 3) большие служебные комнаты, в которых работают по 10-30 человек. Форма и габариты служебного помещения должны быть удобными для размещения рабочих мест. Так, наиболее удобными считаются комнаты прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1 или 1:1,5 (предельно 1:2) с минимальной высотой 3,25 м и минимальной шириной 2,5-3 м. При двустороннем естественном освещении наибольшая ширина (глубина) помещений не должна превышать 12-15 м, при одностороннем 6-7 м. Минимальная площадь одного рабочего места действующими санитарными нормами в нашей стране установлена в 4 кв. м, а для руководителей учреждения -24-25 кв. м, руководителей отдела –8-24, делопроизводителя –3-4, машинисток –4,6-5 кв. м. Кабинетная система устройства помещений для крупных учреждений в настоящее время не считается рациональной, поскольку при ней трудно обеспечить прямоточность, удлиняются маршруты перемещения сотрудников и документационных потоков; а разбивка помещения на отдельные комнаты значительно понижает коэффициент полезной площади здания, осложняет проблему отопления, освещения, вентиляции, удорожает перепланировку. Зальный принцип устройства служебных помещений предполагает размещение работников аппарата управления в одном большом зале, занимающем, как правило, один этаж и рассчитанном на 1000 человек. Такой зал оборудуется кондиционерами, звукоизоляцией, освещением. В нем выделяют с помощью специальных передвижных перегородок участки механизированной обработки данных (диктофоно-машинописные бюро, вычислительные центры и т.п.), а также места для совещаний и приема посетителей. За рубежом руководителей, нередко считают целесообразным размещать в одном помещении с подчиненными, отделяя их рабочие места передвижными перегородками. Размещение рабочих мест в залах производится строго в соответствии с рабочим процессом и потоками документации. Их группировка определяется технологией выполняемых основных работ и в случае её изменения может легко перестраиваться. Стоимость строительства таких помещений, а также потребная площадь на одного служащего резко сокращаются. В нашей стране зальный принцип планировки служебного помещения осуществим только в новых зданиях, построенных по проектам, предусматривающим его, или на реконструируемых предприятиях. Пока на действующих предприятиях преобладает кабинетный принцип размещения. Недостатки кабинетной системы планировки можно частично сократить, используя в старых зданиях передвижные перегородки. В здании при реконструкции оставляют только несущие стены. Структурные подразделения размещают в больших комнатах, рабочие места группируют в них с учетом требований, указанных выше (прямоточность движения рабочего потока и соблюдение необходимой взаимосвязи отделов и работников). Группы рабочих мест отделяются специальными перегородками из рифленого стекла или звукопоглощающих панелей высотой примерно 1,5 м. Перегородки изготавливаются из стандартных элементов, что позволяет менять компоновку служебного помещения и приспосабливать его к меняющимся условиям. Применение перегородок создает более благоприятную и спокойную рабочую обстановку; сотрудники меньше отвлекаются из-за частых телефонных разговоров, хождений большого числа сотрудников и посетителей, что неизбежно в больших помещениях. Можно использовать также шкафные перегородки. Помимо звукоизоляции они увеличивают емкость хранилищ документов, канцелярских принадлежностей, личных вещей. Необходимо, чтобы в процессе работы сотрудники могли свободно подходить к своему рабочему месту или к инвентарю и оборудованию коллективного пользования. Поэтому при размещении рабочих мест и оборудования следует учитывать нормативы на проходы и другие расстояния в служебных помещениях. Такого рода нормативы, используемые в нашей практике, приведены в табл. Минимальные размеры проходов в служебных помещениях. Вид прохода Ширина прохода, см Для одного лица 60 Для двух лиц 80 Для трех лиц 100 Между столами 55 Между столами, стоящими в ряд 70 Между столами, стоящими в ряд с проходами между ними 90 Между отопительными приборами и рабочим столом 55 Между стенкой и столом 65 Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами. Рабочая зона – пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную зоны. Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000мм по фронту и 30 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа. Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимно перекрываемая при этом площадь (для 2 рук) определяется дугой около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости. В вертикальной плоскости различают 5 зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя менее удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше). На рисунке 1 показаны рабочие зоны при работе на столах, то есть в горизонтальной плоскости, наиболее характерная для руководителей. Рисунок №1. Нормальная и максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости (при работе сидя). Важное значение имеет также рабочая поза – положение корпуса и конечностей по отношению к столу, оборудованию. Рабочая поза определяется особенностью выполняемой работы, местом и условиями её проведения, антропометрическими характеристиками человека. При правильной рабочей позе значительно облегчается труд и повышается его продуктивность. Рациональной считается такая рабочая поза, при которой не возникает преждевременного утомления. Для этого необходимо, чтобы: рабочая поза была свободной и удобной; рабочая поза обеспечивала прямую осанку (возможен наклон туловища только вперед и не более чем на 10-15 град.); сиденье стула было регулируемым по высоте, а для ног необходимо иметь подставку;

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника.

Для этого необходимо соблюдать следующие правила: на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего; каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимым для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола; канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями; все средства коммуникационной техники (телефон, факс и пр.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы; документами, с которыми работает руководитель, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике; документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы; движения руководителя должны быть оптимальными, то есть более короткими и экономными с позиций затрат, времени и сил. На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческих работ, средствами связи и служебной моделью – так называемая оргтехника. Выделяют следующие виды (классы) средств управленческого труда: ? средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства механизации чертежно-графических работ, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши. ? Средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий. ? Средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов. ? Средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ. ? Средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др. ? Специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях. При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники – средство повышения оперативности выполнения и снижения трудоёмкости управленческих работ. Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения. Наборы рабочей мебели работников управленческого труда и её конструкция зависят от характера выполняемых на рабочем месте работ, степени их механизации и поэтому могут быть весьма разнообразными. Тем не менее есть общепринятый набор, включающий: 1. рабочий стол (обычный или специализированный) 2. вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала, для установки пишущей или счетной машинки, телефонов, диктофонов и картотек 3. рабочее кресло и стул 4. шкаф обычного типа или специальные (для документации, чертежей), полки, стеллажи и пр. От конструкции мебели в значительной мере зависят рабочая поза руководителя, затраты времени на поиск документов и канцелярских принадлежностей, на работоспособность человека. Отсюда и предоставляемые к служебной мебели требования: - габариты мебели и оборудования должны обеспечивать удобство в выполнении работы, соответствовать антропометрическим и физиологическим особенностям человека, способствовать удобному положению тела при работе и предупреждать преждевременное утомление (стулья и кресла, например, должны иметь устройства для подъема сиденья, спинок, подлокотников) - размеры ящиков в столах и полок в шкафах должны соответствовать габаритам хранимых бумаг, папок, причем способ хранения должен обеспечить удобство их укладки, поиска и выемки - целесообразно, чтобы рабочая мебель состояла из стандартных элементов, которые могут компоноваться в зависимости от форм и размеров помещения применительно к определенному процессу работы; к тому же внедрение стандартных унифицированных взаимозаменяемых элементов мебели позволяет организовать их массовое или крупносерийное производство, что обеспечивает значительное снижение стоимости и повышает качество мебели - внешний вид мебели должен быть эстетически приятным и гармонировать с интерьером служебного помещения. Значительная часть руководителей основную часть рабочего времени проводит за столом. Поэтому важно продумать конструкцию и рациональное оборудование рабочих столов. Рабочая поверхность стола должна прежде всего соответствовать гигиеническим требованиям, то есть быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Нерациональна укладка на стол стекла: оно охлаждает руки, а его блестящая поверхность вредно действует на зрение. Окраска стола предпочтительно светлая, чтобы степень контраста с бумагой была минимальной. Полировка лучше несильная, что поможет избежать световых бликов. Крышки столов для руководителей должны быть размером 150*150 см, для специалистов – 135*80, для машинисток – 130*75 см. Для отдельных, специальных работ можно использовать столы с крышками большой площади. Высота рабочей поверхности стола от пола должна быть такой, чтобы работающий не сутулился из-за малой высоты или чтобы не наступало быстрое утомление из-за лишнего напряжения мышц плеч или спины, наблюдаемого при работе за высоким столом. Важна также рациональная организация стола. Она зависит от конструкции стола, его вместимости и характера материалов, используемых руководителем. Общее правило – «каждая вещи должна иметь свое место» - в данном случае означает, что конструкция стола должна предусматривать специальное место для всех предметов и средств труда. Отечественный и зарубежной наукой по оргтехнике рекомендуется исходить из принципа «взаимозаменяемости» ящиков служебных столов, использовать столы «переменной конструкции». Это значит, что размеры выдвижных ящиков стола должны соответствовать их назначению, соотноситься друг с другом как 1:2:3 и быть взаимозаменяемыми. Для хранения канцелярских принадлежностей (ручек, карандашей, резинок, держателей и т.п.) предназначен специальный ящик. Причем названным предметам отводятся специальные места в передней части ящика; - сзади размещается выполненная за день работа. Двойной ящик предназначается, как правило, для хранения карточек, которые вставляются в специальные коробки, помещаемые поперек ящика таким образом, чтобы карточки были обращены непосредственно к работнику. Тройной ящик предназначен для хранения деловых папок, то есть аналогичен полке. Размещаются в нём папки с делами, которые всегда должны быть под рукой, а также с делами, взятыми для работы на непродолжительное время. Папки размещаются в вертикальном положении. Если меняется «хозяин» стола, может измениться и набор ящиков. Например, вместо одного тройного можно вставить три одинарных или одинарный и двойной, вместо шести одинарных – два тройных и т.п. Положение корпуса человека при работе сидя должно быть таким, чтобы было удобно и не создавалось большое мышечное потребление. Отсюда и требования к конструкции стульев и кресел. Рабочие кресла и стулья должны быть снабжены подъемно-поворотными механизмами, позволяющими устанавливать удобную высоту сиденья и позу в зависимости от роста. Правильная поза «сидя» должна быть такой, чтобы часть ноги сидящего от колена до бедра (именно на эту часть распределяется вес тела) был параллельна полу. Как правило, при работе за столом высотой 70 см удобную позу обеспечивает стул высотой 45-47,5 см. Когда необходим более высокий стул, его высоту регулируют с помощью подъемного винта. Рекомендуется, чтобы передняя часть сиденья стула приблизительно на 2,5 см была выше задней, глубина сиденья не должна превышать 38 см. В случаях, когда выполняемая работа требует частой перемены места стула по отношению к столу, лучше использовать стул с роликами на ножках. Ослаблению мышечного напряжения способствует регулируемая в вертикальном и горизонтальном направлениях спинка стула или кресла. Это обеспечивает опору спине выше поясницы. Ослабить мышечное напряжение помогают также подлокотники.

В целом, говоря об организации рабочих мест, нужно отметить, что не стоит пренебрегать рассмотренными выше правилами и рекомендациями, выработанными наукой и практикой. Соблюдение их позволяет создать не только эффективные условия работы, но и благоприятную психологическую атмосферу в коллективе, свидетельствуют о культуре труда, заботе о человеке

Источник: Ярцева С.И.. Лекции по предмету Управление персоналом. 2000

textbooks.studio

Эргономика рабочего места: научное наведение порядка и организация...

Автор: Гарет Льюис (Gareth Lewis), консультант по менеджменту, старший научный сотрудник Института менеджмента в Великобритании. Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

Правильная организация вашего рабочего места и служебного помещения может оказать значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время, предупреждать усталость и завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали.

В течение нескольких минут окиньте свежим взглядом ваш офис и подумайте:

  • Насколько часто вам приходится вставать из-за стола, чтобы дотянуться до тех предметов, до которых вы не можете дотянуться сидя?
  • Достаточно ли свободного места на вашем столе, чтобы работать комфортно и без помех, не захламлен ли он?
  • Достаточно ли удобно расположены клавиатура и монитор вашего компьютера, чтобы вы могли работать не напрягаясь и не испытывать чрезмерной усталости?
  • Имеется ли у вас свободное по соседству с компьютером место, которое бы вы могли использовать для одновременной работы с компьютером и бумагами?
  • Не перегружены ли ваши шкафы и книжные полки ненужными вещами?
  • Соответствует ли ваше оборудование для хранения тому имуществу, которое должно в нем храниться?
  • Часто ли вам приходится тратить время на поиски нужных вам вещей?
  • Наилучшим ли образом расположена мебель в вашем офисе с точки зрения работы за письменным столом, работы на компьютере, приема коллег и клиентов?

Для правильной организации вашего рабочего места каких-либо стандартных рецептов не существует: что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов.

Эргономика — это процесс научной организации труда, направленный на создание средств оптимизации труда, совершенствование методов выполнения человеком какой-либо работы с учетом его безопасности, комфортности и производительности.

Возможно, в отношении организации порядка в вашем служебном помещении это звучит несколько высокопарно, однако выбор и размещение мебели, оборудования, справочных материалов и различных принадлежностей в вашем офисе может оказать значительное влияние на то, как вы работаете.

Наведение порядка: мебель

1. Столы. На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно работать, не отрываясь по пустякам. Если вам приходится делить свое время между компьютером и работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть возможность, постарайтесь найти стол с регулируемой высотой.

Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между вами и предполагаемым посетителем, — это ваше право, этим вы добьетесь эффекта психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то вам следует установить его по-другому.

Установив стол напротив стены, вы создадите удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола способствует исключению случайных помех и снижению отвлечения внимания.

2. Стулья. Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме того, такие стулья оборудованы спинками, что позволяет предотвратить чрезмерную нагрузку на шею и спину. Не стремитесь подчеркнуть ваш статус мебелью. Стулья должны быть функциональными. Чтобы выбрать стул для себя, обратите внимание на следующие характеристики:

  • наличие регулируемого по высоте сиденья;
  • наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном направлении;
  • наличие достаточной глубины сиденья;
  • должная устойчивость;
  • наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем офисе.

3. Регулировка стула. При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация: высоту сиденья надо отрегулировать так, чтобы вы могли удобно расположиться на нем; при этом ступни ваших ног должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку как в вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Восемь практических заданий для развития навыков внимания

Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части ваших локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники совсем не должны поднимать ваши локти. Если они мешают вам, их лучше демонтировать.

При регулировке стула учитывайте высоту рабочей поверхности вашего стола и клавиатуры компьютера. Вам следует разместиться так, чтобы ваши ноги удобно располагались под рабочей поверхностью стола и ничто не мешало их свободному движению.

Если вы не можете добиться такого положения, значит рабочая поверхность стола расположена слишком низко для вас. Если рабочая поверхность стола, когда вы сидите, расположена значительно выше уровня ваших локтей, вам следует отрегулировать высоту стула. При этом под ноги вам придется подставить опору, чтобы можно было занять удобное сидячее положение.

Наведение порядка: оборудование

Когда-то я был знаком с одной секретаршей, организованности которой просто поражался. Она всегда знала, где и что лежит. Ее рабочее место было само совершенство. Когда я познакомился с ней, она уже шесть месяцев работала с новым начальником. Ее предыдущий шеф не любил пользоваться диктофоном. Поэтому она держала его в ящике на верху высокого шкафа, а новый начальник, наоборот, каждый день приносил ей новую карту памяти для диктофона.

Итак, каждый день поутру ей приходилось карабкаться вверх за диктофоном, а в конце рабочего дня проделывать ту же самую операцию, чтобы положить его обратно. Вот что значит сила привычки.

Этот пример ярко иллюстрирует, насколько живучи раз и навсегда заученные привычки. Стереотип работы давно поменялся, а привычка к давно заведенному порядку продолжает жить. Обратите внимание на то, где вы держите вещи, которыми пользуетесь регулярно. Они всегда должны находиться у вас под рукой.

Если над вашим столом оборудованы полки, они должны располагаться таким образом, чтобы вы могли дотянуться до вещи, находящейся на нижней полке, не поднимаясь со стула. Предметы, которыми вы пользуетесь регулярно (например, телефон, принтер, различного рода справочники) должны находиться в пределах досягаемости, чтобы вам не надо было за ними тянуться.

Наведение порядка в использовании компьютера

В наше время почти все виды человеческой деятельности так или иначе связаны с длительным использованием компьютерной техники. Соблюдение простых рекомендаций при работе с компьютером поможет вам увеличить производительность труда, обеспечить более высокий уровень комфортности и предохранить от усталости и вредных последствий для здоровья:

  • Рекомендуется, чтобы верхний край экрана монитора находился на одном уровне с глазами пользователя. Однако некоторые компьютерные эксперты указывают, что такая высота — это максимально разрешенный уровень, и настаивают на том, что для некоторых категорий пользователей этот уровень должен быть чуточку ниже, подчеркивая, что такое положение гораздо удобнее для глаз и шеи.
  • Займите удобную позу, обращая особое внимание на положение шеи, позвоночника, локтей, кистей, бедер и ступней.
  • Старайтесь не оставаться в одном и том же положении в течение длительных промежутков времени.
  • Держите предплечья, кисти и руки на одной линии и не опирайтесь ими на острые края. Не ударяйте по клавишам слишком сильно.
  • Клавиатура должна находиться под тем же углом, что и предплечья.
  • Чаще делайте перерывы. Специалисты рекомендуют каждый час делать перерыв на пять-десять минут.
  • Каждые 10-15 минут работы на компьютере дайте отдохнуть глазам, закрывая их на какое-то мгновение. Затем, открыв их, попытайтесь взглянуть на далеко расположенные предметы и чаще моргайте.
  • Устанавливайте монитор таким образом, чтобы от него не отражался свет. При верхнем освещении пользуйтесь жалюзи, светорассеивателями.
  • Чтение бумажных документов требует более сильного освещения, чем чтение с экрана монитора. Если вы одновременно работаете на компьютере и с бумажными документами, пользуйтесь настольной лампой, с помощью которой вы можете отрегулировать освещение таким образом, чтобы дополнительный свет, необходимый вам для чтения бумажных документов, на экран монитора не попадал.
  • Специальная подставка под бумажные документы облегчит вам одновременную работу на компьютере и с бумажными документами.
  • Отрегулируйте до удобного для себя уровня контраст и яркость вашего монитора.
  • Регулярно протирайте экран монитора и другие поверхности компьютера.

Наведение порядка на рабочем месте

Наведение порядка в шкафах. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех, которые находятся на максимальном удалении от вашего стола. В них, скорее всего, сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не дошли руки во время предыдущих уборок. По мере их высвобождения продвигайтесь вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем отношении области.

Безжалостно избавляйтесь от мусора. Ненужные документы и откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаем вам сначала полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Требуется разместить материалы и документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае необходимости.

Наведение порядка на рабочем столе. У меня был такой период в жизни, когда я пытался убедить себя, что могу хорошо работать при загроможденном рабочем столе. Я говорил себе, что, несмотря на стопки документов, временами достигавших угрожающих размеров, я с легкостью могу найти любую нужную мне бумагу, а резкое переключение с одной задачи на другую только обостряет мое внимание на всем протяжении рабочего дня. Конечно, это было глупостью.

Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь при этом успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек.

Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем рабочем столе.

Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам приходится отрываться от работы и рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица отыскать нужный ему документ. Специальные наблюдения показали, что на это уходит минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка.

Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите полторы недели, что, согласитесь, довольно большая потеря рабочего времени. Подумайте, сколько бы вы могли совершить полезного за это время. Если вы неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного рабочего времени в год.

Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности определять приоритетные направления деятельности. Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное.

При просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз. Довольно часто вы тратите силы и энергию на просмотр тех документов, от которых вам надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете конечные сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить о них, теряются под грудами других документов.

Наконец, здесь есть место к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время, пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете избавиться от чувства беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в этих стопках бумаги, и такая ситуация постоянно служит вам напоминанием, что вы не можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто наличие большого объема задач гораздо больше способствует возникновению стрессовых ситуаций, чем их реальное выполнение.

Ключом при наведении порядка на рабочем столе должна быть простота. Лучшим началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, — корзинка входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот.

Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том, чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Выработка самоуважения и уверенного поведения

Другие предметы, которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и положительный психологический настрой.

Возможно, перед тем как начать наведение порядка на своем столе, вам придется преодолеть определенный психологический барьер. Ведь загроможденный рабочий стол подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится, чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору документов.

Наведение порядка с кипами документов

  • Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом:«принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение» (или придумайте свои варианты, более удобные для вас). Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.
  • Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
  • Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если — да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.
  • Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, иначе вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе — разобрать все документы по категориям.
  • Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.
  • Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами.

Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение.

Как сохранить наведенный порядок?

Ответ на этот вопрос напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:

  • Если, есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
  • Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь для этих целей специальными папками.
  • Всегда проверяйте наличие необходимой техники. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.
  • Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места кабинета.
  • Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.

Заключение

Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:

  • расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности;
  • высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест хранения;
  • сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных по всему офису.

Научитесь достигать большего, получив нужные вам знания и навыки при обучении по абонементу, со скидкой:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

www.elitarium.ru

1. Организация рабочего пространства и создание благоприятных условий труда.

В комплексе мер, обеспечивающих эффективность труда в сфере управления, важная роль отводится рационализации рабочих мест и созданию благоприятных условий труда.

Под рабочим местом работника управленческого труда понимается зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда.

Понятие «организация рабочих мест» охватывает:

  1. устройство и планировку служебных помещений и размещение в них рабочих мест;

  2. планировку рабочих мест сотрудников;

  3. оснащение рабочих мест необходимой мебелью и современными техническими средствами переработки информации.

Общим требованием рациональной организации рабочих мест является:

Устройство служебных помещений предполагает выбор для руководителей отдельных структурных подразделений и уровней помещений рациональных форм, габаритов и размеров, а также планировку этих помещений и рабочих мест в них.

Планировка служебных помещений включает в себя распределение структурных подразделений по комнатам и такое размещение в них мебели и различного оборудования, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивают экономное использование площади и сохранение здоровья работающих. Планировка служебных помещений определяется процессом работы, осуществляемой в них. При этом учитываются функциональная значимость структурного подразделения, содержание и технология выполнения работ, взаимосвязи работников в процессе труда.

Есть две концепции устройства и планировки служебных помещений, используемые в практике оргпроектирования, - кабинетная система планировки и зальная (планировка по принципу «большой конторы»).

Кабинетная система предполагает размещение групп работников подразделений и их руководителей в отдельных комнатах. При определении числа комнат (кабинетов), необходимых для размещения аппарата управления, учитывается характер деятельности и оснащение труда работников различных подразделений, наличие подразделений специального назначения (машиносчетные станции, машинописные бюро, обслуживание множительной техники АС и др.), а также необходимость предоставления некоторым лицам в силу их служебного положения отдельных кабинетов. Под служебные помещения могут быть отведены:

  1. отдельные комнаты (кабинеты) для одного или двух работников с выходом в комнату секретаря;

  2. небольшие служебные комнаты, в которых размещается отдел (бюро), состоящий из 4-10 человек;

  3. большие служебные комнаты, в которых работают по 10-30 человек.

Форма и габариты служебного помещения должны быть удобными для размещения рабочих мест. Так, наиболее удобными считаются комнаты прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1 или 1:1,5 (предельно 1:2) с минимальной высотой 3,25 м и минимальной шириной 2,5-3 м. При двустороннем естественном освещении наибольшая ширина (глубина) помещений не должна превышать 12-15 м, при одностороннем 6-7 м. Минимальная площадь одного рабочего места действующими санитарными нормами в нашей стране установлена в 4 кв. м, а для руководителей учреждения -24-25 кв. м, руководителей отдела –8-24, делопроизводителя –3-4, машинисток –4,6-5 кв. м. Кабинетная система устройства помещений для крупных учреждений в настоящее время не считается рациональной, поскольку при ней трудно обеспечить прямоточность, удлиняются маршруты перемещения сотрудников и документационных потоков; а разбивка помещения на отдельные комнаты значительно понижает коэффициент полезной площади здания, осложняет проблему отопления, освещения, вентиляции, удорожает перепланировку.

Зальный принцип устройства служебных помещений предполагает размещение работников аппарата управления в одном большом зале, занимающем, как правило, один этаж и рассчитанном на 1000 человек. Такой зал оборудуется кондиционерами, звукоизоляцией, освещением. В нем выделяют с помощью специальных передвижных перегородок участки механизированной обработки данных (диктофоно-машинописные бюро, вычислительные центры и т.п.), а также места для совещаний и приема посетителей.

За рубежом руководителей, нередко считают целесообразным размещать в одном помещении с подчиненными, отделяя их рабочие места передвижными перегородками.

Размещение рабочих мест в залах производится строго в соответствии с рабочим процессом и потоками документации. Их группировка определяется технологией выполняемых основных работ и в случае её изменения может легко перестраиваться. Стоимость строительства таких помещений, а также потребная площадь на одного служащего резко сокращаются.

В нашей стране зальный принцип планировки служебного помещения осуществим только в новых зданиях, построенных по проектам, предусматривающим его, или на реконструируемых предприятиях. Пока на действующих предприятиях преобладает кабинетный принцип размещения.

Недостатки кабинетной системы планировки можно частично сократить, используя в старых зданиях передвижные перегородки. В здании при реконструкции оставляют только несущие стены. Структурные подразделения размещают в больших комнатах, рабочие места группируют в них с учетом требований, указанных выше (прямоточность движения рабочего потока и соблюдение необходимой взаимосвязи отделов и работников). Группы рабочих мест отделяются специальными перегородками из рифленого стекла или звукопоглощающих панелей высотой примерно 1,5 м. Перегородки изготавливаются из стандартных элементов, что позволяет менять компоновку служебного помещения и приспосабливать его к меняющимся условиям. Применение перегородок создает более благоприятную и спокойную рабочую обстановку; сотрудники меньше отвлекаются из-за частых телефонных разговоров, хождений большого числа сотрудников и посетителей, что неизбежно в больших помещениях.

Можно использовать также шкафные перегородки. Помимо звукоизоляции они увеличивают емкость хранилищ документов, канцелярских принадлежностей, личных вещей.

Необходимо, чтобы в процессе работы сотрудники могли свободно подходить к своему рабочему месту или к инвентарю и оборудованию коллективного пользования. Поэтому при размещении рабочих мест и оборудования следует учитывать нормативы на проходы и другие расстояния в служебных помещениях. Такого рода нормативы, используемые в нашей практике, приведены в табл.

Минимальные размеры проходов в служебных помещениях.

Вид прохода Ширина прохода, см

Для одного лица 60

Для двух лиц 80

Для трех лиц 100

Между столами 55

Между столами, стоящими в ряд 70

Между столами, стоящими в ряд с проходами

между ними 90

Между отопительными приборами и рабочим

столом 55

Между стенкой и столом 65

Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона – пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную зоны.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000мм по фронту и 30 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа. Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимно перекрываемая при этом площадь (для 2 рук) определяется дугой около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости различают 5 зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя менее удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

На рисунке 1 показаны рабочие зоны при работе на столах, то есть в горизонтальной плоскости, наиболее характерная для руководителей.

Рисунок №1. Нормальная и максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости (при работе сидя).

Важное значение имеет также рабочая поза – положение корпуса и конечностей по отношению к столу, оборудованию. Рабочая поза определяется особенностью выполняемой работы, местом и условиями её проведения, антропометрическими характеристиками человека.

При правильной рабочей позе значительно облегчается труд и повышается его продуктивность. Рациональной считается такая рабочая поза, при которой не возникает преждевременного утомления. Для этого необходимо, чтобы:

рабочая поза была свободной и удобной;

рабочая поза обеспечивала прямую осанку (возможен наклон туловища только вперед и не более чем на 10-15 град.);

сиденье стула было регулируемым по высоте, а для ног необходимо иметь подставку;

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимым для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

все средства коммуникационной техники (телефон, факс и пр.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

документами, с которыми работает руководитель, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

движения руководителя должны быть оптимальными, то есть более короткими и экономными с позиций затрат, времени и сил.

На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческих работ, средствами связи и служебной моделью – так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды (классы) средств управленческого труда:

  • средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства механизации чертежно-графических работ, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши.

  • Средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий.

  • Средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов.

  • Средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ.

  • Средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.

  • Специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники – средство повышения оперативности выполнения и снижения трудоёмкости управленческих работ. Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

Наборы рабочей мебели работников управленческого труда и её конструкция зависят от характера выполняемых на рабочем месте работ, степени их механизации и поэтому могут быть весьма разнообразными. Тем не менее есть общепринятый набор, включающий:

  1. рабочий стол (обычный или специализированный)

  2. вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала, для установки пишущей или счетной машинки, телефонов, диктофонов и картотек

  3. рабочее кресло и стул

  4. шкаф обычного типа или специальные (для документации, чертежей), полки, стеллажи и пр.

От конструкции мебели в значительной мере зависят рабочая поза руководителя, затраты времени на поиск документов и канцелярских принадлежностей, на работоспособность человека. Отсюда и предоставляемые к служебной мебели требования:

  • габариты мебели и оборудования должны обеспечивать удобство в выполнении работы, соответствовать антропометрическим и физиологическим особенностям человека, способствовать удобному положению тела при работе и предупреждать преждевременное утомление (стулья и кресла, например, должны иметь устройства для подъема сиденья, спинок, подлокотников)

  • размеры ящиков в столах и полок в шкафах должны соответствовать габаритам хранимых бумаг, папок, причем способ хранения должен обеспечить удобство их укладки, поиска и выемки

  • целесообразно, чтобы рабочая мебель состояла из стандартных элементов, которые могут компоноваться в зависимости от форм и размеров помещения применительно к определенному процессу работы; к тому же внедрение стандартных унифицированных взаимозаменяемых элементов мебели позволяет организовать их массовое или крупносерийное производство, что обеспечивает значительное снижение стоимости и повышает качество мебели

  • внешний вид мебели должен быть эстетически приятным и гармонировать с интерьером служебного помещения.

Значительная часть руководителей основную часть рабочего времени проводит за столом. Поэтому важно продумать конструкцию и рациональное оборудование рабочих столов.

Рабочая поверхность стола должна прежде всего соответствовать гигиеническим требованиям, то есть быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Нерациональна укладка на стол стекла: оно охлаждает руки, а его блестящая поверхность вредно действует на зрение. Окраска стола предпочтительно светлая, чтобы степень контраста с бумагой была минимальной. Полировка лучше несильная, что поможет избежать световых бликов.

Крышки столов для руководителей должны быть размером 150*150 см, для специалистов – 135*80, для машинисток – 130*75 см. Для отдельных, специальных работ можно использовать столы с крышками большой площади. Высота рабочей поверхности стола от пола должна быть такой, чтобы работающий не сутулился из-за малой высоты или чтобы не наступало быстрое утомление из-за лишнего напряжения мышц плеч или спины, наблюдаемого при работе за высоким столом.

Важна также рациональная организация стола. Она зависит от конструкции стола, его вместимости и характера материалов, используемых руководителем. Общее правило – «каждая вещи должна иметь свое место» - в данном случае означает, что конструкция стола должна предусматривать специальное место для всех предметов и средств труда.

Отечественный и зарубежной наукой по оргтехнике рекомендуется исходить из принципа «взаимозаменяемости» ящиков служебных столов, использовать столы «переменной конструкции». Это значит, что размеры выдвижных ящиков стола должны соответствовать их назначению, соотноситься друг с другом как 1:2:3 и быть взаимозаменяемыми.

Для хранения канцелярских принадлежностей (ручек, карандашей, резинок, держателей и т.п.) предназначен специальный ящик. Причем названным предметам отводятся специальные места в передней части ящика; - сзади размещается выполненная за день работа.

Двойной ящик предназначается, как правило, для хранения карточек, которые вставляются в специальные коробки, помещаемые поперек ящика таким образом, чтобы карточки были обращены непосредственно к работнику.

Тройной ящик предназначен для хранения деловых папок, то есть аналогичен полке. Размещаются в нём папки с делами, которые всегда должны быть под рукой, а также с делами, взятыми для работы на непродолжительное время. Папки размещаются в вертикальном положении.

Если меняется «хозяин» стола, может измениться и набор ящиков. Например, вместо одного тройного можно вставить три одинарных или одинарный и двойной, вместо шести одинарных – два тройных и т.п.

Положение корпуса человека при работе сидя должно быть таким, чтобы было удобно и не создавалось большое мышечное потребление. Отсюда и требования к конструкции стульев и кресел.

Рабочие кресла и стулья должны быть снабжены подъемно-поворотными механизмами, позволяющими устанавливать удобную высоту сиденья и позу в зависимости от роста. Правильная поза «сидя» должна быть такой, чтобы часть ноги сидящего от колена до бедра (именно на эту часть распределяется вес тела) был параллельна полу. Как правило, при работе за столом высотой 70 см удобную позу обеспечивает стул высотой 45-47,5 см. Когда необходим более высокий стул, его высоту регулируют с помощью подъемного винта.

Рекомендуется, чтобы передняя часть сиденья стула приблизительно на 2,5 см была выше задней, глубина сиденья не должна превышать 38 см.

В случаях, когда выполняемая работа требует частой перемены места стула по отношению к столу, лучше использовать стул с роликами на ножках. Ослаблению мышечного напряжения способствует регулируемая в вертикальном и горизонтальном направлениях спинка стула или кресла. Это обеспечивает опору спине выше поясницы. Ослабить мышечное напряжение помогают также подлокотники.

В целом, говоря об организации рабочих мест, нужно отметить, что не стоит пренебрегать рассмотренными выше правилами и рекомендациями, выработанными наукой и практикой. Соблюдение их позволяет создать не только эффективные условия работы, но и благоприятную психологическую атмосферу в коллективе, свидетельствуют о культуре труда, заботе о человеке.

*Кодекс законов о труде - Здесь и далее – КЗОТ.

1ЕТКС – единый тарифный квалификационный справочник.

2КСДС – квалификационный справочник должностных служащих.

studfiles.net

Организация рабочего пространства, или Как победить творческий беспорядок

Как известно, порядок в голове — порядок вокруг нас, в окружающих нас предметах и вообще в нашей жизни. Это утверждение действует и наоборот. Мир внешний влияет на мир внутренний. Так и от окружающего нас пространства зависит наше настроение, душевное равновесие, самочувствие, и работоспособность. В этой статье я хочу поговорить о том, как рационально обустроить свое рабочее место, и как это может повлиять на вашу продуктивность, сосредоточенность, скорость и качество работы. Написанное здесь будет полезно новичкам в мире хендмейд, тем, кто планирует поднять свое творчество на более высокий уровень, а также может послужить памяткой и источником вдохновения для профи. Важно: всё, чем я делюсь в статье – это мой личный опыт без прикрас и хендмейд, каким он бывает на самом деле. Поэтому здесь не будет фотографий с белыми стенами и суккулентами на полках. Я хочу поделиться своим опытом с вами, потому что с проблемами обустройства мастерской, рабочего стола и творческого пространства вообще сталкивается большинство мастеров, и мне самой на определенных этапах моего творчества были бы полезны советы, лайфхаки и идеи для обустройства моего рабочего места. В этой статье я расскажу, что мне удалось сделать со своим рабочим пространством и постараюсь уделить особое внимание бюджетным способам организации, хранения, рациональном обустройстве мастерской и рабочего стола, потому что в начале творческого пути может очень остро стоять вопрос выбора между оборудованием для хранения и закупкой самих материалов и инструментов для творчества. Конечно, если вы серьезно относитесь к тому, чем занимаетесь, то найдете средства, чтобы все обустроить, но на начальном этапе это может быть затратным. Может оказаться так, что у вас будет, куда потратить деньги при закупке материалов, а вам обязательно могут понадобиться какие-то приспособления, емкости для хранения этих материалов, которые обходятся не дешевле, чем их содержимое. Если покупать все аксессуары для хранения и порядка, которые вам нужны для работы, то набежит приличная сумма, поверьте. И часто бывает так, что хочется все и сразу, чтобы было красиво и до педантичности вылизано, как на просторах интернета, и может к этому и надо стремиться, а есть реальность, и сразу получается не все так, как хочется. Сейчас уюту, хранению и обустройству дома принято уделять особое внимание. В интернете можно найти огромное количество идей и статей на эту тему, а в магазинах большой выбор материалов, мебели и различных приспособлений. И вот о том, что делать, если нет идеального помещения, как вам хотелось бы, и не особо есть, где работать, творить и вообще хранить ваш хендмейд, но при этом вы все же работаете, я и хочу поговорить.

Пока мой хендмейд был на уровне хобби, и я создавала в среднем по 2-3 изделия в месяц, делала это исключительно, когда душа попросит, и мое творчество не приносило дохода, меня не сильно волновало, что там у меня на рабочем столе, и где этот стол вообще находится. Естественно, на нем стояла гора коробок с материалами, которые мешали во время работы, и в которых тяжело было найти сразу что-то нужное. Впоследствии я приняла решение развивать свой проект, чтобы он приносил доход, соответственно, объем работ значительно увеличился, работать я стала не только тогда, когда мне вздумается. И вот тут появилась необходимость обустроить рабочее пространство так, чтобы мне было комфортно работать, и чтобы это способствовало моей продуктивности.

Помещение, рабочее пространство. Мой рабочий стол находиться в той же комнате, где я сплю. Места для этого вполне достаточно. Конечно, в идеале иметь отдельное помещение для работы, но не у всех есть такая возможность. Да и меня на данный момент устраивает совмещение жилой и рабочей зоны. А вот о разграничении этих зон расскажу поподробнее. Первое, что я сделала - отодвинула кровать подальше от рабочего стола, к счастью размер комнаты это позволяет. Это необходимо для того, чтобы не было ощущения, что вы спите на работе. И чтобы во время работы зона отдыха вас не заманивала и не расслабляла своим комфортным видом. Хотя плюсы тоже есть, потому что бывает так приятно в средине рабочего дня поваляться на диване и пойти дальше работать с новыми силами. Для тех, у кого мало места, рабочую и жилую зону можно разграничить стеллажом, в котором найдется место для хранения материалов, или ширмой. Все зависит от ваших предпочтений и общей обстановки в комнате.

Мой рабочий стол

Рабочий стол (рабочее место). Для работы мне был необходим очень большой стол, чтобы можно было заниматься раскроем тканей, а также работать с большими листами бумаги. Тут-то и пригодился старый советский стол-книжка, который мне совсем не нравился, и который так полюбился, когда я его полностью разложила и разместила в удобном для меня месте. В нем же нашелся шкафчик для хранения материалов. Так что не спешите выкидывать старую мебель, иногда она может пригодиться. Меня, как для любителя переделки старой мебели, внешний вид советского стола может немного и огорчает (у кого он есть, те поймут), но я готова ему всё простить за его удобство, размеры и функциональность.

Организация рабочего пространства. У меня большой ассортимент изделий, следовательно, большое разнообразие и количество материалов, инструментов и оборудования, которые нужно где-то хранить. А мебели для этого практически нет. И что делать, если в комнате хранятся еще и личные вещи. Поэтому я разграничила хранение материалов и своих вещей. И под материалы выделила отдельное место в шкафу, которое никак не контактирует с моими вещами. Так будет безопаснее для ваших личных вещей и для самих изделий и материалов.

Сейчас магазины предлагают широкий выбор различных приспособлений, контейнеров, емкостей и специальных систем для хранения, бюджетных и не очень. Что-то из этого я тоже использую, но пока не в том количестве, как бы мне хотелось. Подробнее о различных приспособлениях для хранения я расскажу чуть позже.

Если у вас, так же, как и у меня одна комната на все, то старайтесь хранить готовые изделия и материалы не на виду. Это убережет вас от ощущения, что работа всегда рядом. То же самое и с личными вещами, старайтесь, чтобы их присутствие и вид не разлагали вашу рабочую атмосферу.

Здесь я кратко перечислю предметы, связанные с моим творчеством, и которые мне приходится хранить. И я думаю, что у каждого мастера наберется свой немаленький список.

- ткани,

- различные виды бумаги, рамки для рисунков и постеров,

- фурнитура (пуговицы, ленты, булавки, нитки),

- краски, различные клеевые материалы,

- инструменты (кисти, ножницы, линейки, карандаши и прочее),

- выкройки, фотореквизит,

- готовые изделия,

- оборудование (вентиляционное оборудование, лампы и фоны для фотосъемки),

- упаковочный материал,

- стенды для магазинов и ярмарок.

И это еще далеко не полный список предметов для моего творчества. В комнате я храню только то, что часто задействовано в работе, чтобы не бегать по всей квартире в поисках необходимого. К счастью, для швейной машины, гладильной доски и прочего габаритного оборудования нашлось место за пределами комнаты.

Порядок на рабочем месте. Как я уже писала выше, изначально у меня был маленький стол, заваленный коробочками с всякими мелочами, которые приходилось убирать и переставлять каждый раз перед работой. Когда количество создаваемых изделий значительно увеличилось, я поняла, что с моим рабочим местом нужно срочно что-то делать. Особенно чувствуется влияние беспорядка во время многоэтапной работы, в которой задействовано много техник, когда приходится выкладывать сразу все инструменты и материалы. Во всем этом многообразии можно легко заблудиться. И о какой продуктивной работе тогда может идти речь? Согласитесь, что гораздо легче идут дела, когда вы сосредоточены на самом процессе, а в голове остается место для новых идей, а не мысли о том, «где же мои ножницы, ленточки, куда делись пуговицы и т.д.». Когда рабочее место в порядке, у вас остается больше времени для работы, и убирать после нее становится гораздо легче.

У меня настал такой момент, когда в окружающих предметах можно было утонуть и потеряться, материалов стало так много, что их некуда было девать, все рассыпалось, падало, терялось и путалось, а эскизов накопилось столько, что они лежали прямо на столе, и их приходилось перекладывать куда-нибудь перед работой. Все это заставило меня пересмотреть организацию моего рабочего места и принять меры для того, чтобы рабочий процесс проходил комфортнее и без потерь времени на лишние действия.

Хранение на рабочем столе. Теперь подробнее о том, что и как у меня хранится на рабочем столе. Речь именно о том, когда часть предметов для работы должна находиться под рукой, чтобы не отвлекаться на их поиск.

Коробочки, емкости для хранения различных мелочей и не только. Не обязательно покупать все коробочки сразу, хотя выбор готовых емкостей для хранения очень велик. Но все упирается в стоимость. Можно оставлять коробочки от чая, конфет, подарков, красивые подарочные емкости от косметики и т.д. Уделяйте внимание их внешнему виду, цвету и красоте вообще. Вам должно быть комфортно работать в окружении этих предметов, и ничто не должно отвлекать. Может это звучит банально, и конечно же большинство так и делает. Но иногда вопрос бюджетного хранения может стоять очень остро, и тогда такие коробочки и емкости придут вам на помощь. Именно так постепенно у меня их накопилась целая коллекция. Но не могу сказать, что я их собирала в целях экономии, просто оставляла понравившуюся мне емкость, и складывала все, что мне нужно. То, что это было не зря, и сколько удалось сэкономить, я узнала уже позже, когда пришло время закупать какие-то специализированные емкости, контейнеры и прочие приспособления для хранения. И, конечно, есть вещи, на которых совсем экономить не получается, и на самые важные аксессуары стоит потратиться сразу, например, если это какие-то емкости для безопасного хранения готовых изделий, или какие-либо особо герметичные емкости. Пока я нахожусь в процессе сбора необходимых для работы вещей, поэтому мое рабочее место сейчас — это далеко не последний вариант, и в дальнейшем мне придется сильно расширить свою коллекцию коробочек, контейнеров и тому подобного. Поэтому такой подход для меня до сих пор актуален. И еще, если в вашей рабочей зоне есть стеллажи, то красивые коробочки хороши тем, что их можно хранить на виду, а их содержимое всегда будет доступным.

Пластиковые папки для хранения рисунков

Хранение в мастерской. Здесь я перечислю список предметов, которые могут понадобиться для хранения на рабочем столе и в рабочем пространстве вообще, и которые помогут разгрузить ваш рабочий стол от посторонних предметов. А также расскажу, что и почему в них можно и нужно хранить.

  • Различные коробки для хранения всего на свете. На фото я показала, какие именно сокровища я храню в этих коробках.
  • Коробочки и контейнеры для мелочей. Думаю, не надо напоминать, как легко эти мелочи теряются. И как сложно их найти, если они неправильно хранятся. Это касается различной фурнитуры и других маленьких предметов. И тут на помощь приходят пластиковые контейнеры с разделителями. Ими пользуется большинство, но я советую не пренебрегать покупкой. Для меня они оказались не заменимы, так как храню в них крошечные детали из фетра, которые легко теряются, и которые нельзя смешивать друг с другом.
  • Ткани и готовые изделия из них я храню в пластиковых контейнерах. Это очень удобно и обезопасит ткань от пыли, запахов, любых загрязнений, острых предметов и вообще всего на свете. Пластиковые контейнеры хороши своей герметичностью и водонепроницаемостью.
  • Подвесные системы для хранения. Это уже более дорогой вариант, хотя, это может зависеть от производителя. Они представляют собой плоские настенные панели с отверстиями, к которым крепится множество различных крючков, полочек, держателей и емкостей для хранения. Все это позволяет разгрузить стол, освободит место для масштабных работ и держать все необходимые инструменты под рукой и на виду. Размер моего стола позволяет пока хранить самое необходимое на нем. Но в дальнейшем я планирую обзавестись такими подвесными системами. Возможно, такие системы можно сделать самостоятельно, если есть время, желание и смекалка.
  • Папки и конверты для хранения. Так, как я много рисую, то мне приходится хранить много бумаги и готовых нарисованных работ, я использую для этого различные пластиковые папки. Именно пластиковые, потому что это безопасно для бумаги, и очень спасает от перевернутой палитры с краской или стакана непроливайки, который в неумелых руках становится еще тем проливайкой. :D

Я перечислила только самые необходимые предметы для хранения, которыми пользуюсь сама, и исходя из тех видов творчества, которыми занимаюсь. И, возможно, вам могут понадобиться какие-то другие вещи, но надеюсь, что каждый нашел для себя что-то полезное.

Пример подвесных систем для хранения

Небольшая памятка, которая поможет оптимизировать хранение и обезопасит ваши материалы и готовые работы.

  1. Старайтесь следить за порядком в самих коробочках, периодически проводите ревизию и убирайте предметы, которые не используются вообще, проверяйте сроки годности материалов. Такие проверки помогут обнаружить залежавшиеся материалы, которые можно применить для чего-либо. Систематизируйте и классифицируйте содержимое ваших коробочек.
  2. Старайтесь не ставить чашку с кофе или чаем на рабочий стол хотя бы во время работы с бумагой или тканями. Даже если у вас нет кота и навязчивых членов семьи с лейкой, которые разбрызгивают ее содержимое в разные стороны, у вас есть вы с кружкой, которая, как и стакан-проливайка, рано или поздно даст о себе знать. То же самое касается ваз с цветами, которым не место на рабочем столе. У меня в комнате они теперь стоят исключительно на полу.
  3. Убирайте все предметы со стола после работы. Так у вас будет ощущение завершенности процесса, а материалы и инструменты останутся в целости и сохранности. Так же это поможет отделить работу от личной жизни и отдыха, и обезопасит предметы от домашних животных. Своего питомца я стараюсь не подпускать к рабочему месту вообще, но как говориться, запретный плод сладок, поэтому наличие домашних животных – это еще один повод для своевременной уборки рабочего места. Особенно это касается стакана с кисточками. Ваша кошка может легко вас обанкротить и погрызть весь ваш запас инструментов. Поэтому свой стакан с кисточками я прячу за пределами кошачьей досягаемости, как бы красиво он не стоял на виду.
  4. Позаботьтесь о качественном освещении. От этого зависит здоровье ваших глаз и качество работ, особенно если вы занимаетесь чем-то мелким и кропотливым. Уровень освещения должен быть достаточным, а лампа не должна мерцать.

Даже таких, на первый взгляд, простых действий по переделке моего рабочего пространства мне хватило для того, чтобы всегда знать, где, что лежит, и спокойно заниматься несколькими делами сразу. Например, когда одно изделие находится на этапе сушки (футболка с ручной росписью, брошки), можно переключиться на другое, а иногда еще и на что-то третье, и тем самым успевать делать много поэтапной работы. Я создаю изделия большими партиями, поэтому приходится доставать немалый объем материалов. Именно поэтому организованное хранение дает возможность садиться за работу хоть с закрытыми глазами и сразу втягиваться в процесс, быстро сосредотачиваться и концентрироваться. Во время самой работы стараюсь все лишнее и не задействованное сразу убирать. Получается, конечно, не всегда, и разводить творческий беспорядок я тоже люблю.

Процесс работы: роспись футболки

Пример мастерских для вдохновения

Планирование. И еще несколько слов о планировании, потому что над рабочим столом у меня висит планер, доска с напоминаниями и различными творческими идеями. Сейчас много ресурсов, которые обучают планированию. Можно купить готовые планеры или сделать самостоятельно, расчертив на бумаге. Ну и еще для этого используются ежедневники.

Я не планирую все досконально, потому что при большом объеме работ слишком подробный и четкий план лично мне скорее мешает и сбивает с толку, особенно когда есть острая необходимость переключиться на что-то не по плану. А не выполненные дела имеют способность расстраивать и выбивать из колеи не меньше, чем дела забытые. Но приблизительный план работы у меня теперь всегда перед глазами. И он очень мне помогает. И если вам кажется, что вы мало делаете и ничего не успеваете, то можно заглянуть в планер и по зачеркнутым делам оценить реальное положение вещей и масштаб проделанной работы. План работы может быть подробным или приблизительным — это зависит от вашего рода деятельности, вашей собранности и готовности делать все вовремя.

Мне еще многое предстоит сделать для преображения своего рабочего места, и я надеюсь, что все показанное вам — это еще далеко не конечный вариант. И в скором времени я постараюсь сделать из него рабочее пространство своей мечты. Очень надеюсь, что моя статья была вам полезна. Позаботьтесь об окружающем вас творческом мире и он отплатит вам тем же. И тогда у вас будет больше свободного времени для новых свершений, воплощения идей и творчества, а вдохновение не заставит себя ждать. Вам будет легче не думать о лишнем и полностью концентрироваться на рабочем процессе. Уделяйте больше времени порядку и хранению в вашем рабочем пространстве и не откладывайте на потом, и тогда это скажется благотворно на вашем творчестве. И если вам кажется, что ресурсов и возможностей для этого нет, просто начните с малого, оставьте красивую коробку от чая и спрячьте в нее ваши творческие сокровища.

Пока готовила эту статью, появилось много идей, что мне еще переделать, как улучшить мое рабочее место. Информацию по этой теме обязательно буду дополнять и делиться с вами своими новыми переделками в блоге на Ярмарке Мастеров. Спасибо, что уделили внимание. Желаю вам всем удачи в обустройстве вашего рабочего пространства и наведении в нем порядка.

www.livemaster.ru


Смотрите также